Kuva: Helsingin kaupungin aineistopankki / Seppo Laakso.

Johtamisen nykytilanne

Kaupungin johtamisjärjestelmän keskeinen elementti on strateginen johtaminen. Kaupunkistrategia laaditaan ja siitä päätetään valtuustokauden alussa. Se on kaupungin keskeisin toimintaa ohjaava asiakirja ja johtamisen väline. Kaupunkistrategian toteuttamisen ja seurannan keskeinen väline on kaupungin talousarvio ja taloussuunnitelma.

Kaupunkistrategiasta johdetut ja talousarviossa asetettavat sitovat toiminnalliset tavoitteet kuvaavat vaikuttavuuden, laadun tai palvelutason tavoitteet ja mittarit. Strategioista tai toimialan ja tehtävän erityispiirteistä johdetut muut toiminnalliset tavoitteet ohjaavat määrärahan käyttötarkoitusta, palvelukykyä tai toiminnan kehittämistä. Talousarvio- ja suunnitelmaprosessi on vuositasolla toiminnan johtamisen keskeinen väline.

Strategiaohjelmassa 2013−2016 oli johtamiselle oma osio: Tasapainoinen talous ja hyvä johtaminen. Siinä johtamiselle asetettiin tavoitteita ja toimenpiteitä. Tavoitteita toteutettiin mm. valmennusten ja konsultointien avulla.

Tulosjohtaminen on ollut kaupungilla noudatettava johtamistapa. Sillä tarkoitetaan toiminnan kokonaisvaltaiseen tarkasteluun, tuloksellisuuteen ja yhteistyöhön perustuvaa johtamistapaa. Tulosjohtaminen on määritelty johtamistapa kaupunginjohtajan päätöksellä. Strategisen johtamisen ja tulosjohtamisen lisäksi johtaminen perustuu strategiassa määriteltyihin kaupungin yhteisiin arvoihin ja eettisiin periaatteisiin.

Kaupungin johtaminen ja ohjaaminen perustuu keskeisesti myös hallintosääntöön ja toimintasääntöihin, jotka määrittelevät toimielinten ja toimijoiden vastuun, vallan ja tehtävät. Lisäksi toimintaa ohjaavat mm. pysyväispäätökset ja -ohjeet.

Virastoissa ja laitoksissa on sovellettu myös laatu-, turvallisuus- ja ympäristöjohtamisen periaatteita. Kokonaisvaltaista laatujohtamista, prosessijohtamista on edistetty mm. koulutusten avulla (erilaiset lyhytkurssit, HelsinkiQuality -valmennukset jne.). Toiminnan kehittäminen palvelumuotoilun avulla lisääntyi merkittävästi valtuustokaudella 2013−2017.

Tasapainotetun tuloskortin mukainen ajattelu on ollut useiden virastojen ja laitosten johtamisen väline. Tulospalkkiojärjestelmät ovat laadittu tuloskortin mukaisesti.

Talousarvion noudattamisohjeiden mukaan kaudella 2013−2017 virastojen ja liikelaitosten tuli tehdä kerran valtuustokaudessa EFQM-mallin mukainen itsearviointi. Malliin perustuva kaupunginjohtajan laatupalkintokilpailu on järjestetty joka toinen vuosi. Sen kanssa vuorovuosin on järjestetty kaupunginjohtajan vuoden saavutus -kilpailu. Ideoiden ja innovaatioiden esittämiseen on oma sovellus (Helinä).

Johtamisuudistuksen lähtökohdat

Johtamisuudistuksen lähtökohtana on kaupunginvaltuuston päätös 22.6.2016. Päätöksestä ovat johdettavissa keskeiset johtamisuudistuksen tavoitteet palvelujen johtamiselle. Niitä ovat mm.

● Asukaslähtöisyys kaupungin palvelukokonaisuudessa paranee.

● Osallistumisen ja vuorovaikutuksen mahdollisuudet paranevat kaupunkitasoisesti ja alueellisesti.

● Kaupunkikokonaisuuden ohjattavuus paranee.

● Valmistelu ja päätöksenteko säilyvät selkeästi erillään.

● Kaupungin toiminnan tuottavuus ja kustannustehokkuus paranevat.

Hallintosäännön mukaan toimialalautakunta valvoo, että toimialan toiminta on kaupunkistrategian ja talousarvion sekä kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen asettamien tavoitteiden mukaista.

Hallintosäännön mukaan johtavien viranhaltijoiden tehtävänä on suunnitella, seurata ja valvoa johtamansa hallinnollisen kokonaisuuden toimintaa sekä vastata sen tuloksellisuudesta ja tavoitteiden saavuttamisesta. Johtavien viranhaltijoiden tehtävänä on myös johtamansa hallinnollisen kokonaisuuden strateginen ohjaus sekä suorituskyvyn ja toiminnan tuloksellisuuden kehittäminen ja ylläpito.

Haasteita

Muutosjohtaminen

Keskeisin haaste on uuden johtamisjärjestelmän käyttöönotto ja vakiinnuttaminen. Tämä koskee sekä poliittista että ammatillista johtamista. Muutoksen johtamista voidaan edistää mm. johdon valmennuksilla, erilaisilla yhteisillä ylemmän johdon ja keskijohdon foorumeilla ja tilaisuuksilla, johtamisjärjestelmän kehittämisellä (kuten johtamisen ja ohjauksen prosessit, välineet ja asiakirjat) ja kaupunkistrategiasta tulevilla hankkeilla.

Uuden johtamisjärjestelmän ja -kulttuurin rakentaminen vie kuitenkin aikaa. Johtamisjärjestelmän uudistamisessa korostuvat mm. yhdessä tekeminen ja oppiminen sekä luottamus. Luottamuksen rakentaminen ja vuorovaikutuksen lisääminen edellyttävät myös rakenteita ja menettelyjä, jotka tulee muodostaa.

Johtamistapa

Kaupungin johtamistapaan liittyvät asiat voidaan määritellä kaupunkistrategiassa. Käytännössä tämä tarkoittaa muutosta mm. johtamis-, palvelu- ja työkulttuureihin sekä johtamiskompetensseihin ja liittyy edellä mainittuun muutosjohtamiseen. Johtamistapaan määriteltyjä asioita edistetään samoilla menettelyillä kuin muutosjohtamista.

Toiminnan periaatteina korostunevat jatkossa mm. käyttäjälähtöisyys, osallisuus ja kokeilukulttuuri. Hallinnon ja kaupunkiorganisaation siilomaisuuden purkamisella tavoitellaan myös organisatorisista ketteryyttä. Johtamisen sisältöalueiden painotus tulee kaupunkistrategiasta.

Digitalinen transformaatio

Digitaalisen transformaation vieminen osaksi kaupungin organisaation toimintaa tulee näkymään esimerkiksi johtamisessa ja sen muuttamisessa ja muuttumisessa, toimintakulttuurissa, uusissa toimintatavoissa ja -malleissa, uusissa kyvykkyyksissä ja resurssien käytössä. Kysymys on ensisijaisesti siitä, miten digitaalista transformaatiota johdetaan.

Organisaatiorakenne ja henkilöstö

Tulevaan maakuntahallintoon siirtyy merkittävä osa kaupungin henkilöstöstä. Muutos tulee koskemaan erityisesti sosiaali- ja terveysvirastoa sekä tukipalvelujen ja hallinnon henkilöstöä.

Lisää uusi kommentti