Kuva: Helsingin kaupunki / https://www.hel.fi/Helsinki/fi/.

Digitalisaatio ja kaupungin lähtökohdat

Digitalisaatio on sekä teknologinen muutosvoima että väline kaupungin toiminnan ja palvelujen kokonaisvaltaiselle kehittämiselle ja uudistamiselle. Uudistamisella voidaan parantaa kaupunkilaisten kokemusta kaupungista ja asiakastyytyväisyyttä kaupungin tarjoamissa palveluissa sekä tehostaa toimintaa ja parantaa tuottavuutta. Digitaalinen evoluutio etenee vain tekemällä, kokeilemalla ja oppimalla. Digitalisaation kaikkia vaikutuksia ei voida ennakoida. Se tarjoaa paljon mahdollisuuksia, mutta riskinä on palveluiden laadun laskeminen, mikäli henkilöstön osaaminen, prosessit ja järjestelmät eivät pysy muutoksen perässä.

Käyttäjälähtöisyys on olennainen osa digitalisaatiota. Toimintaa, palveluita ja hallintoa on kehitettävä asiakkaan näkökulmasta.  Digitalisaatio mahdollistaa esimerkiksi ajasta ja paikasta riippumattoman itsepalvelun mutta ei ilman että toimintatavat ja organisaatio tukevat tätä kehitystä. Samalla on huolehdittava digitaalisen syrjäytymisen ehkäisemisestä, kun palvelut yhä enenevissä määrin muuttuvat sähköisiksi.

Digitaalinen teknologia integroituu tiiviimmin osaksi fyysistä ympäristöä kuten laitteita, tiloja, rakennuksia, katuja ja puistoja. Teknologiaa ja sen tuottamaa digitaalista tietoa voidaan hyödyntää palvelujen suunnittelussa, tuotannossa ja ennakoinnissa lukuisin tavoin. Tämä asettaa uusia vaatimuksia tietosuojalle ja tietoturvalle.

Digitalisaatio tarjoaa uusia keinoja edistää kaupunkilaisten välistä vuorovaikutusta ja yhteistyötä kaupungin toiminnan kehittämisessä. Digitalisaatio on avointen ja yhtenäisten rakenteiden kehittämistä. Digitaalista tietoa ja ohjelmistokoodia tuotetaan kansallisissa ja kansainvälisissä verkostoissa yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. Tietoa ja koodia voidaan tarjota digitaalisten palvelujen raaka-aineena myös yritysten ja kaupunkilaisten hyödynnettäväksi. Raja kaupungin itsensä tarjoamien vs. muiden osapuolten tuottamien digitaalisten palvelujen välillä voi hämärtyä jatkossa. Kehitys vaati osaamista johtamisessa ja koordinaatiossa.

Digitaaliset palvelut ovat useasti algoritmien ohjaamia. Älykkäät ohjelmistot hyödyntävät digitaalista tietoa ja oppivat koko ajan optimoimaan ja kehittämään itseään paremmiksi. Perinteiset rutiinityöt ja haastavammatkin tehtävät voivat hoitua yhä enemmän automatisaation ja robotiikan tukemina.

Kaupungin tietotekniikan lähtökohtana on ollut, että tietotekniikka palvelee kaupunkilaisia ja kaupungin kehittämistä. Kaupungin tietotekniikkaa ja samalla kaupungin digitaalisia kyvykkyyksiä on edistetty tietotekniikkaohjelman avulla. Kaupungille on myös muodostettu vuosille 2016−2017 erillinen Digitaalinen Helsinki -ohjelma, jolla on tuettu palveluiden digitalisoimista sekä palvelujen käyttäjälähtöistä kehittämistä. Näiden lisäksi ovat virastot muodostaneet omia digisuunnitelmia ja -ohjelmia kehittämisensä tueksi.

Sähköisten palvelujen lisääminen on ollut tietotekniikkaohjelmien painopistealueena. Koska sähköistäminen on kohdistunut volyymipalveluihin, asiointikansioon rekisteröityneiden kuntalaisten määrä on kasvanut voimakkaasti ja ylitti 300 000 rajan vuonna 2016. Kaupunki pyrkii avoimeen vuorovaikutukseen kaupunkilaisten kanssa. Kaupunkilaiset voivat antaa palautetta sekä osallistua kehittämiseen useiden digitaalisten kanavien avulla. Palautejärjestelmä otettiin käyttöön koko kaupungin organisaatiossa vuonna 2014. Palautteita järjestelmän kautta saapui vuonna 2016 lähes 56 000.

Kaupunki on saanut viime vuosien aikana sekä kansallisia että kansainvälisiä tunnustuksia ICT:n innovatiivisesta hyödyntämisestä avoimen hallinnon ja käyttäjälähtöisten palveluratkaisujen toteutuksissa. Helsinki Region Infoshare palkittiin 2013 EU:n julkishallinnon innovaatiokilpailussa kansalaisia hyödyttävien palvelujen sarjassa, Pääkaupunkiseudun palvelukartta voitti maailmanlaajuisen WeGO (World e-Government Organization) Awards -pääpalkinnon Open City -kategoriassa 2012 ja OpenAhjo rajapinta palkittiin Apps4Finland-kilpailun Mahdollistaja -sarjassa 2013 sekä WeGo Awards pääpalkinnolla Open City-kategoriassa vuonna 2014. Vuonna 2016 kaupungin 3D-hanke sai ensimmäisen palkinnon kansainvälisessä Be inspired awards -kilpailussa reality modeling kategoriassa.

Digitalisaation tila ja kehitys toimialoilla

Helsingin kaupungin strategiatyötä varten toteutettiin kartoitus kaupungin digitalisaation nykytilasta sekä mahdollisuuksista ja uhista. Kartoituksessa analysoitiin taustamateriaali ja haastateltiin keskeistä johtoa.

Digitalisaation mahdollisuudet kaupungille koettiin johdon haastatteluissa erittäin merkittäviksi muun muassa asiakaskokemuksen parantamisen, elinkeinoelämän edistämisen ja tuottavuushyötyjen näkökulmasta. Haasteiksi nähtiin digitalisaatiokehityksen hajautuminen, siiloutuminen ja yhteisen näkemyksen puute sekä puutteellinen kyky tunnistaa käytännössä digitalisaation muutokset ja mahdollisuudet, reagoida niihin ja hyödyntää niitä. Haastattelujen mukaan digitalisaatiossa ei ole päästy vielä tasolle, jossa merkittävällä tavalla uudelleenajateltaisiin palveluja ja prosesseja, vaan toimet ovat enemmänkin palvelujen (osittaista) sähköistämistä. Palvelumuotoilua ja digitalisaatiota käsitellään omissa siiloissaan, vaikka todellisuudessa niitä ei voi erottaa.

Kasvatuksella ja koulutuksella on kaikista toimialoista pisimmälle laaditut digitalisaatio-ohjelmat, toimeenpanosuunnitelmat ja mittarit. Ohjelmien tavoitteet ovat toiminta- ja oppijalähtöisiä ja tavoitetaso on korkea: kasvatuksen, opetuksen ja oppimisympäristöjen mullistaminen. Erityishuomioita on kohdistettu data-analytiikan mahdollisuuksiin. Haasteiksi koettiin digitalisaation toimeenpanon vaikeus, uuden verkostomaisen ja vanhan linjajohtoisen johtamistavan yhteensovittaminen, henkilöstön osaaminen sekä innovaatioiden skaalaaminen laajemmalle joukolle. Osaamista on kehitetty mittavalla ja systemaattisella ohjelmalla. Organisaatiokulttuuria pidettiin digitalisaation tukemisen näkökulmasta kehittyneenä ja toimialan vahvuusalueena. Muun muassa kokeilukulttuuria, innovointia ja ketterää kehittämistä edistetään aktiivisesti. Käyttäjälähtöisyys nähtiin myös vahvuutena, kehitystyössä on lähdetty liikkeelle oppilaiden tarpeista. Kehittämisessä hyödynnetään palvelumuotoilua, asiakaslähtöisyyttä ja yhteiskehittämistä. Pullonkaulaksi koettiin puutteellinen tai täysin puuttuva tietotekninen ympäristö kuten päätelaitteet ja tietoverkot sekä pirstaleinen järjestelmäarkkitehtuuri. Sen koettiin vaativan merkittävää kehitystyötä tulevaisuudessa. Uutta kokonaisvaltaista teknologia-alustaa on tarkoitus rakentaa modulaarisesti ja avoimin rajapinnoin.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan näkökulmasta perheiden, lasten ja nuorten media- ja teknologiaympäristö on suuresti muuttunut: älypuhelimet, tabletit ja tietokoneet sekä internet ja sosiaalinen media ovat osa arkipäivää. Toisaalta perheiden erilaiset mahdollisuudet käyttää tietoteknologiaa ja tukea lasten ja nuorten tietoteknologian käyttöä vaihtelevat. Vaarana on lasten ja nuorten eriarvoistuminen, digitaalinen kuilu, ellei varhaiskasvatus ja koulutus pysty toiminnassaan tukemaan lasten ja nuorten digitaalisten taitojen kehittymistä.

Yhteiskunnan ja työelämän digitalisoituminen ja muutos asettaa merkittäviä haasteita kasvatukselle ja koulutukselle, jotta lapset ja nuoret saavat yhteiskunnassa tarvittavat taidot. Kasvatuksen ja koulutuksen digitalisaation kehittäminen on myös edellytys uusien opetussuunnitelmien ja varhaiskasvatussuunnitelmien toteuttamiselle. Keskeisenä kasvatuksen ja koulutuksen haasteena on vähentää digitaalista kuilua ja ehkäistä sen syntymistä.

Kehittämisessä tavoitteena on, että digitaaliset sisällöt, toimintatavat ja välineet tukevat lapsen ja nuoren uteliaisuutta ja oppimisen iloa sekä ovat kiinteä ja luonteva osa oppimisympäristöä. Digitalisaatio mahdollistaa myös uudet opetuksen ja oppimisen tavat sekä uudet pedagogiset ratkaisut. Olennaista on liittää digitaalinen teknologia oppilaan oppimisprosessiin pedagogisesti mielekkäällä tavalla rikastuttamaan sitä. Tietoteknologia tuo lisäarvoa oppimiseen ja tukee tulevaisuudessa tarvittavien taitojen kehittymistä mielekkäällä tavalla, kun sitä hyödynnetään oppimisen, ajattelun, tiedonhankinnan ja -käsittelyn, oman tuottamisen sekä yhteistyön välineenä. Opettajan rooli muuttuu kohti oppimisen aktivoijaa ja ohjaajaa. Digiteknologia mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman opiskelun. Oppiminen ei tapahdu enää vain yhdessä tilassa, vaan koko kaupunki toimii oppimisympäristönä esimerkiksi kirjastoineen, museoineen ja muine kulttuurilaitoksineen.

Vapaan sivistystyön merkitys digitaitojen opetuksessa on suuri, erityisesti ikäihmisten ja työelämän ulkopuolella olevien kohdalla. Työväenopistot järjestävät lyhyitä ja pitkiä tietotekniikkakursseja ja infotilaisuuksia sekä it-opastusta yhdeksässä työväenopiston toimipaikassa eri puolilla Helsinkiä. Lisäksi työväenopisto tarjoaa vapaaehtoisten vertaisohjaajien avulla neuvontaa ja opastusta omissa toimipisteissään ja kirjastoissa.

Kaupunkiympäristön toimialalla ei ole digitalisaatio-ohjelmaa. Toimiala ei ole vielä jäsentynyt kokonaisuutena ja tarvitaan yhteinen näkemys toimialan digitalisaatiosta. Alalla on merkittäviä ja kunnianhimoisia digitalisaatiotavoitteita, kuten tietomallipohjainen suunnittelutyö, jossa on mahdollisuus uudistaa kaikki toimialan prosessit. Digitalisaation haasteiksi nähtiin kehityspolun ja resurssien puuttuminen, vaaditut investoinnit sekä tietojärjestelmäkentän monimutkaisuus ja pirstaleisuus. Toimialan vahvuuksiksi koettiin henkilöstön digitalisaatioon liittyvä osaaminen ja digitalisaatiota tukeva organisaatiokulttuuri. Pullonkaulaksi koettiin palvelujen ja prosessien määrittelyn puute. Toimiala tarvitsee myös yhteisiä tavoitteita. Digitalisaation keskeiseksi tavoitteeksi nähtiin asiakaskokemuksen parantaminen, mutta käyttäjälähtöisyys ja palvelumuotoilun hyödyntäminen ei ole vielä kehittynyt.

Kulttuuri- ja vapaa-ajan toimialla digitalisaatiovalmiudet vaihtelevat merkittävästi. Toimialan yhteistä digitalisaatio-ohjelmaa ollaan luomassa. Ymmärrys digitalisaation mahdollisuuksista nähtiin osin puutteelliseksi. Haasteeksi koettiin henkilöstöosaaminen erityisesti ohjelmistokehityksessä. Vahvuuksia olivat organisaatio, henkilöstön asenne ja käyttäjälähtöinen kehittäminen. Toimialalla on mahdollista toteuttaa uusia kokeiluja.  Järjestelmäarkkitehtuuri on pirstaleinen, mutta kirjastolla on toteutettu laaja kokonaisarkkitehtuurityö, jota voidaan laajentaa toimialalle. Yhteisen tiedontuotannon ja hyödyntämisen samoin kuin suunnitelmallisemman tietojen avaamisen katsottiin vaativan kehittämistä.

Digitalisaatio vaikuttaa vapaa-ajan palveluiden järjestämiseen moniulotteisesti, ei ainoastaan palveluiden sähköistymiseen tai teknologian tarjoamia tuotantomahdollisuuksina. Virtuaalitodellisuus ja lisätty todellisuus tarjoavat uudenlaisia mahdollisuuksia esimerkiksi museo- tai konserttikokemuksen vahvistamiseen sekä muuttaa liikunnan ja urheilun kokemisen mahdollisuuksia esimerkiksi linkittämällä eri paikoissa samaa tapahtumaa seuraavia, tuomalla yhteen samasta asiasta kiinnostuneita uusiin yhteisöihin ja tapahtumiin sekä kasvattamalla liikkumismotivaatiota pelillisyydellä. 

Sosiaali- ja terveystoimialalla on digitalisaatio-ohjelma, vuosittaiset toimenpidekokonaisuudet ja mittarit. Digitalisaatio nähdään suurena mahdollisuutena, mutta hyödyntämisessä ollaan jäljessä käyttäjien kysynnästä huolimatta. Palveluita ja prosesseja on digitalisoitu vain osittain. Henkilöstön digiosaamisessa on puutteita ja paljon vaihtelua. Henkilöstön osaamista kehitetään pilottikohteissa. Kokeilukulttuuria ja ketterämpää kehittämistä on edistetty. Ohjelmistorobotiikassa on tehty lupaavia kokeiluja prosessien automatisoimiseksi. Asiakaslähtöisyys ja palvelumuotoiluosaamista pitäisi kehittää. Toimialan koetaan olevan jäljessä teknologia-arkkitehtuurin kehittämisessä. Apotin uskotaan tuovan ison harppauksen digitalisaatioon.

Sosiaali- ja terveysvirastossa on sähköisiä palveluja kuntalaisten ja asiakkaiden käytettävissä terveysasemilla, ammattikorkeakoulujen terveydenhoidossa, kouluterveydenhuollossa ja toisen asteen opiskeluterveydenhuollossa, äitiys- ja lastenneuvolassa, ehkäisyneuvolassa, omahoitotarvikejakelussa, sisätautipoliklinikalla, kotihoidossa, suun terveydenhoidossa, lastenvalvojien toiminnassa, lastensuojelussa ja toimeentulotuen hakemisessa. Lisäksi kaikkien helsinkiläisten käytössä on sähköinen terveystarkastus. Vuoden 2016 lopussa noin 36 % helsinkiläisistä on tehnyt terveydenhuollon sähköisen asioinnin suostumuksen, sähköisen asioinnin kokonaismäärät ovat kasvaneet 20−30 % vuosittain.

Lisää uusi kommentti